Docasist Gizlilik Politikası

Docasist olarak kişisel verilerinizin gizliliğine ve güvenliğine önem veriyoruz. Bu Gizlilik Politikası, demo.docasist.com üzerinden sunulan Docasist uygulamasını kullanırken hangi verilerin işlendiğini, bu verilerin hangi amaçlarla kullanıldığını ve haklarınızı açıklamak için hazırlanmıştır.

Docasist; iş sağlığı ve güvenliği süreçleri, şirket ve çalışan kayıtları, doküman yönetimi, risk analizi, acil durum, kurul, ziyaret, bildirim ve destek talebi yönetimi gibi modüller içeren bir yazılımdır. Uygulamayı kullanmanız halinde, yalnızca hizmetin sağlanması ve mevzuata uygun şekilde yürütülmesi için gerekli veriler işlenir.

Bu politika, Docasist web uygulaması ve uygulama içi çevrim içi işlemler için geçerlidir. Uygulama dışında, üçüncü taraf platformlarda veya kullanıcıların kendi sistemlerinde gerçekleştirdiği işlemler bu politikanın kapsamı dışındadır.

İşlenebilecek kişisel veri kategorileri:

• Kimlik ve hesap bilgileri: ad, soyad, kullanıcı adı, e-posta adresi, telefon numarası, parola bilgileri, profil görseli ve rol/yetki kayıtları.

• Şirket ve çalışma bilgileri: şirket adı, kısa ad, sektör, risk sınıfı, çalışan sayısı, adres, telefon, birim, görev, meslek, eğitim ve temsilci bilgileri.

• Çalışan kayıtları: ad, soyad, iletişim bilgileri, çalışma tipi, baba adı, ev adresi, yakın bilgileri, eğitim ve meslek eşleştirmeleri gibi kullanıcı veya yetkili şirket temsilcileri tarafından girilen bilgiler.

• Uygulama içerikleri: yüklenen dosyalar, dokümanlar, risk analizleri, yıllık planlar, eğitim planları, acil durum ekipleri, kurul kayıtları, ziyaret notları, destek talepleri ve destek ekleri.

• Teknik ve güvenlik verileri: oturum bilgileri, çerezler, doğrulama kodları, bildirim kayıtları, işlem zamanları, erişim günlükleri ve hata kayıtları.

Verilerinizi Nasıl Kullanıyoruz?

Kişisel verileriniz, Docasist hesabınızı oluşturmak, kimliğinizi doğrulamak, telefon doğrulaması yapmak, kullanıcı yetkilerini yönetmek ve uygulama içindeki modüllere güvenli erişim sağlamak amacıyla kullanılır.

Şirket, çalışan, doküman, dosya, risk analizi, plan, bildirim ve destek kayıtları; uygulamanın temel işlevlerini sunmak, kayıtları görüntülemek, raporlamak, güncellemek ve kullanıcıların iş süreçlerini takip edebilmesini sağlamak için işlenir.

Destek talepleri kapsamında ilettiğiniz mesajlar, dosyalar ve iletişim bilgileriniz; talebinizi yanıtlamak, teknik destek vermek, hizmet kalitesini artırmak ve gerektiğinde sizinle iletişime geçmek için kullanılabilir.

Topladığımız bilgileri genel olarak aşağıdaki amaçlarla işleriz:

• Uygulamayı sağlamak, işletmek, güvenliğini korumak ve sürekliliğini temin etmek
• Hesap, rol, yetki, şirket ve çalışan eşleştirmelerini yönetmek
• Doküman, dosya, risk analizi, planlama, kurul, acil durum ve ziyaret süreçlerini yürütmek
• Bildirim göndermek, telefon doğrulaması yapmak ve destek taleplerini sonuçlandırmak
• Hataları analiz etmek, kötüye kullanımı önlemek ve sistem güvenliğini sağlamak
• Yasal yükümlülüklere, saklama gerekliliklerine ve yetkili makam taleplerine uymak

Docasist, oturum yönetimi ve kullanıcı deneyiminin sağlıklı şekilde sürdürülebilmesi için çerezler kullanabilir. Çerezler; oturumunuzu açık tutmak, güvenlik kontrollerini gerçekleştirmek, tercihlerinizi hatırlamak ve uygulamanın düzgün çalışmasını sağlamak amacıyla işlenir.

Paylaşım, Saklama ve Haklarınız

Kişisel verileriniz; hizmetin sunulması için gerekli teknik altyapı sağlayıcıları, barındırma hizmetleri, e-posta/SMS doğrulama hizmetleri, yetkili kullanıcılar, kanunen yetkili kamu kurumları ve hukuki yükümlülüklerin gerektirdiği kişiler dışında üçüncü taraflarla paylaşılmaz. Docasist, kişisel verileri reklam amacıyla satmaz veya kiralamaz.

Uygulama içinde kullanıcıların yüklediği içeriklerden ve çalışan/şirket kayıtlarının doğruluğundan, ilgili veriyi giren kullanıcı veya yetkili kurum sorumludur. Yetkisiz erişimi önlemek için rol ve yetki kontrolleri uygulanır; ancak kullanıcıların hesap bilgilerini gizli tutması ve güçlü parola kullanması gerekir.

Verileriniz, işleme amacı devam ettiği sürece ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri boyunca muhafaza edilir. Süre sona erdiğinde veya işleme amacı ortadan kalktığında veriler silinebilir, yok edilebilir veya anonim hale getirilebilir.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme, silme veya yok etme talebinde bulunma, aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme ve kanunda sayılan diğer haklarınızı kullanma hakkına sahipsiniz.

Gizlilik Politikası ile ilgili sorularınız veya kişisel verilerinize ilişkin talepleriniz için Docasist yönetimiyle uygulama içindeki destek kanalları üzerinden veya docasist.com üzerinden iletişime geçebilirsiniz.